Wat doe je als je het niet eens kunt worden met elkaar? Als je in een team moet samenwerken met iemand waar je telkens het gevecht mee aan moet gaan? In dit verhaal geef ik een voorbeeld van een team dat ik begeleid heb. In dit team stonden twee mensen tegenover elkaar: Mark en Annemarie.
Een nieuwe coördinator
In de zorginstelling van Mark is een reorganisatie geweest. Dat heeft zijn werk nogal overhoopgegooid. Vóór de reorganisatie werkte hij in een team van 3 zorgverleners. Mark was in het team de informele leider: degene die alles netjes regelde en aanstuurde.
Tijdens de reorganisatie besloot het management dat het team van Mark formeler aangestuurd moest worden. Daarom is er iemand aan het team toegevoegd: Annemarie is aangesteld als de teamcoördinator. Omdat Annemarie nog een andere functie heeft in de organisatie gaat ze parttime aan het werk als coördinator bij het team.
De aanwezigheid van een nieuwe teamcoördinator schiet Mark in het verkeerde keelgat. Hij ziet direct allerlei dingen van Annemarie die ze verkeerd doet. Annemarie is bijvoorbeeld niet alle dagen aanwezig als teamleider en dat vindt Mark niet kunnen. Hij vindt: een teamleider moet er altijd zijn.
In alle dingen die Annemarie doet vindt Mark wel iets wat niet goed is, wat hij zelf beter zou doen. Hij zoekt ook steun bij zijn collega’s: de nieuwe coördinator deugt niet.
Annemarie begrijpt er weinig van. Ze doet haar best, heeft al weinig tijd, en het enige wat ze terugkrijgt is klachten over haar werk als coördinator. Ze geeft tegengas en de sfeer en het werkplezier in het team worden met de dag minder.
Sta stil bij wat er gebeurt
In deze situatie kom ik terecht als ik word gevraagd voor een teambegeleiding in dit team. De situatie zit vast, de sfeer is er een van vechten.
Wat doe je in zo’n situatie?
Het is belangrijk om te observeren hoe er wordt gecommuniceerd. In dit team herken ik duidelijk het mechanisme van aanvallen en verdedigen. Er wordt niet constructief gezocht naar een oplossing, maar er wordt taal gebruikt die ervoor zorgt dat je recht tegenover elkaar komt te staan.
Ik hoor zinnen als: ‘ja, maar wat je nu zegt is helemaal niet waar’. Het zijn woorden die ervoor zorgen dat een gesprek vastloopt en persoonlijk wordt.
Daarom leg ik het proces stil. Zodat we kunnen bespreken wat er nu eigenlijk gebeurt. Dat kan ongemakkelijk zijn, want er is veel emotie bij betrokken.
Waar gaat het nu echt over?
We gaan op zoek naar een antwoord op de vraag: waar gaat het nu echt over? Om antwoord op die vraag te krijgen helpt het om in het gesprek niet direct te reageren op wat je hoort, maar eerst een of twee vragen te stellen aan de ander. Zorg dat het open vragen zijn waarbij je nieuwsgierig bent naar de ander. Vragen die je in deze situatie bijvoorbeeld aan Mark kunt stellen zijn:
- Wat maakt je zo emotioneel?
- Waarom is dat zo belangrijk voor je?
- Hoe stel je je dat voor?
Door vragen te stellen komen we erachter dat Mark niet eens echt boos is op Annemarie, maar dat hij vooral heel teleurgesteld is over het feit dat hij als informele leider zonder overleg aan de kant is gezet voor een ander. Hij had ook graag de formele rol van coördinator op zich genomen. Daar baalt hij van en dat vindt hij pijnlijk.
‘Ja,’ zegt Annemarie ‘dat begrijp ik wel. Dat is ook heel vervelend. Maar ik ben hier ook maar neergezet door het management. Ik doe m’n best binnen de tijd die ik heb en het enige wat ik daarvoor terugkrijg is geklaag.’ Dat begrijpt Mark ook en dat is natuurlijk niet wat hij wil.
Door afstand te nemen van de situatie en door de juiste vragen te stellen krijgen zowel Mark als Annemarie begrip voor elkaar en zicht op de situatie zonder dat ze direct uit emotie reageren.
Waar zijn we het wel over eens?
Als het gesprek vastloopt omdat je het oneens bent, kan het helpen om de vraag te stellen: waar zijn we het wel over eens en welk gezamenlijk doel hebben we? Hiermee doorbreek je het patroon van vechten voor je eigen gelijk.
In het geval van Mark en Annemarie zijn ze het erover eens dat het allemaal draait om goede zorg voor de cliënt. Het begrip voor ieders situatie helpt om niet het gevecht te voeren over zaken waar ze geen invloed op hebben.
Mark is boos op het management en dat reageerde hij af op Annemarie. Hij realiseert zich nu dat Annemarie daar niets aan kan doen. Hij begrijpt nu beter dat Annemarie niet alle dagen beschikbaar is. Annemarie begrijpt dat Mark boos is. Ze kan er alleen niets aan veranderen.
Samengevat
Als je in een situatie zit waar twee partijen tegenover elkaar staan, dan helpt het om het proces stil te leggen. Om te luisteren naar de ander, zonder daar direct op te reageren.
Zo wordt iedereen gehoord en voelt iedereen zich serieus genomen. Daardoor neemt de spanning af en staan mensen weer open voor elkaar. Onderzoek samen wat het gezamenlijke doel is en neem dat als vertrekpunt voor het gesprek.
Het gaat er niet om dat je de ander overtuigt van je gelijk, maar dat je leert hoe je met elkaar omgaat als je het oneens bent.